Hur man får ut det mesta av WhatsApp Business: En omfattande guide för företag och entreprenörer

WhatsApp Business har revolutionerat hur företag, frilansare och entreprenörer interagerar med sina kunder. Det handlar inte längre bara om att skicka och ta emot meddelanden, utan om att bygga en professionell, omedelbar och strategisk kommunikationsupplevelse. Att få ut det mesta av det här verktyget innebär att gå långt utöver grundläggande användning och införliva en rad metoder och konfigurationer som ökar effektiviteten, organisationen och naturligtvis försäljningen.

I den här artikeln går vi igenom alla möjligheter som WhatsApp Business erbjuder så att du kan använda det som en riktig sälj- och kundservicekanal. Från hur man skapar en felfri företagsprofil till kataloghantering med hjälp av automatiska svar, kontaktsegmentering och integration med andra plattformar. Förbered din telefon och dator, för det du snart kommer att upptäcka kan markera en vändpunkt i din affärsledning.

Vad är WhatsApp Business och varför är det så viktigt idag?

WhatsApp Business är den kostnadsfria affärsversionen av WhatsApp., tillgänglig för Android- och iPhone-telefoner, som har utformats för att underlätta direkt och professionell kommunikation mellan företag och kunder.

Den största skillnaden med WhatsApp Messenger Den innehåller en rad funktioner som är särskilt utformade för företag: Företagsprofil, kataloger, automatiska meddelanden, meddelandestatistik och avancerad chattorganisation, Bland annat.

Numera är det inte bara ett attraktivt alternativ att använda WhatsApp Business, utan praktiskt taget en nödvändighet. 2.000 miljoner människor använder WhatsApp över hela världen, och mer än 180 miljoner kommunicerar med butiker och företag varje dag. Användare förväntar sig omedelbarhet och personlig service, och WhatsApp Business ger dig just det: omedelbar, tillgänglig och professionell kommunikation, vilket hjälper både stora företag och småföretag att komma närmare sina kunder än någonsin tidigare.

Fördelar med att använda WhatsApp Business i ditt företag

• Omedelbar och professionell kommunikation: Det låter dig svara omedelbart, automatisera meddelanden och presentera dig självförtroende inför dina kunder.
• Förbättra kundservicen: Chatthantering, taggar och automatiserade svar effektiviserar lösningen av frågor och uppföljningen med varje kund.
• Förbättrar varumärkesimagen: En väldefinierad affärsprofil förmedlar professionalism och seriositet från allra första början.
• Öka försäljningen och bygg lojalitet: Möjligheten att visa kataloger, dela kampanjer och snabbt svara på förfrågningar hjälper till att avsluta fler försäljningar och stärka kundrelationer.
• Tillgång till analys: Det låter dig övervaka kommunikationsprestanda och därmed förbättra marknadsföringsstrategier.

Konfigurera din professionella profil i detalj

Det första viktiga steget för att få ut det mesta av WhatsApp Business är att skapa en företagsprofil som är så komplett och attraktiv som möjligt.

En väl utformad profil är ditt personliga brev. Det innehåller ett professionellt foto (helst din företagslogotyp), en tydlig beskrivning av ditt företag, en fysisk adress som syns på Google Maps, öppettider, e-postadress och webbplats.

• Profilbild: Använd en tydlig, professionell bild, till exempel din företagslogotyp.
• Beskrivning av företaget: Skriv en kort och koncis text om vad du erbjuder och lyft fram dina unika värderingar.
• Adress och plats: Lägg till din butiks- eller företagsadress så att dina kunder enkelt kan hitta dig.
• Öppettider: Kommunicera när de kan och inte kan kontakta dig. Ställ även in dina öppettider i appen.
• Ytterligare kontaktinformation: Inkluderar länkar till e-post, webbplats och sociala medier för att utöka kontaktkanalerna.

Att ta hand om dessa detaljer stärker kundernas förtroende, underlättar kontakten och skiljer er från andra företag som försummar denna aspekt.

Meddelandeautomation: snabbhet utan att förlora den mänskliga kontakten

Automatisering är nyckeln till att spara tid och leverera bästa möjliga upplevelse. Med WhatsApp Business kan du schemalägga olika typer av automatiserade meddelanden som förbättrar kundservicen, även utanför kontorstid.

• Välkomstmeddelanden: Dessa skickas automatiskt till de som skriver till dig för första gången eller efter en längre period av inaktivitet (i vissa fall 14 dagar). De tjänar till att starta samtalet på ett vänligt och professionellt sätt.
• Frånvaromeddelanden: Informera kunderna om när du inte är tillgänglig och försäkra dem om att du kommer att ta itu med deras förfrågan så snart som möjligt. Detta förmedlar professionalism och undviker frustration.
• Svarar snabbt: De låter dig spara fraser, svar på vanliga frågor eller grundläggande information om produkter och tjänster. Så genom att helt enkelt skriva ett nyckelord kan du direkt svara på vanliga frågor.

Exempel på automatiserade meddelanden som används av företag:

• Välkomna: "Tack för att du kontaktade oss! Hur kan vi hjälpa dig idag?"
• I frånvaro: Vi har för närvarande stängt, men vi har noterat ditt meddelande och kommer att svara så snart som möjligt.
• Orderbekräftelse: "Vi har mottagit din beställning. Du kommer att få leveransinformation inom kort."

Anpassa gärna dessa meddelanden så att de passar ditt varumärkes ton. Nära men professionell kommunikation bygger lojalitet och gör skillnad.

Avancerad organisation: etiketter, statusar och filter för en effektivare verksamhet

Att upprätthålla ordning i dina samtal är viktigt för att undvika att missa möjligheter eller försumma några klienter. WhatsApp Business innehåller verktyg för att märka och filtrera chattar, samt att använda statusar som en marknadsföringskanal.

• Anpassade etiketter: Du kan skapa etiketter för att kategorisera chattar efter status (ny kund, väntande order, betalning gjord, klagomål etc.), plats, intressen eller andra relevanta kriterier. På så sätt kan du effektivisera uppföljningen av ärenden och prioritera uppgifter.
• Sökfilter: Den avancerade sökfunktionen låter dig hitta konversationer efter nyckelord, datum eller tagg, vilket är mycket användbart när du hanterar en stor mängd meddelanden.
• WhatsApp-status: Använd berättelser för att tillkännage nya utvecklingar, kampanjer, schemalägga ändringar, evenemang eller samla in vittnesmål från nöjda kunder. Det är en direkt och väl synlig kommunikationskanal för dem som redan har interagerat med dig.

En välorganiserad chatt förbättrar inte bara kundservicen, utan låter dig också bättre analysera och förstå dina kunder.

Produkt- och tjänstekataloger: din alltid tillgängliga digitala skyltfönster

Tack vare WhatsApp Business kan du visa upp dina produkter och tjänster genom en digital katalog integrerad i själva appen. Detta underlättar köpprocessen avsevärt, eftersom kunden kan se bilder, beskrivningar, priser och direktlänkar utan att lämna chatten.

• Lägg till upp till 10 bilder per produkt: Se till att fotona är av god kvalitet och att de visar produkten väl.
• Inkluderar namn, beskrivning och pris: Var tydlig, koncis och använd övertygande text som uppmuntrar till köp.
• Länkar till webbutik eller betalning: Om du har en e-handelssajt kan du länka från katalogen för att göra det enklare att handla.
• Uppdatera din katalog ofta: Håll dina erbjudanden uppdaterade, ta bort slutsålda produkter och lyft fram nya produkter.

Katalogen är särskilt användbar för små entreprenörer och företag som vill spara tid och ha en digital butik tillgänglig dygnet runt.

Kontaktsegmentering och personliga meddelanden: verktyget i rockärmen för att sälja mer

Personalisering och segmentering är nyckeln till effektiv kommunikation. Med WhatsApp Business kan du bygga kunddatabaser och skicka personliga meddelanden med hjälp av informationen du samlar in (intressen, tidigare köp, plats etc.).

• Segmentera din databas: Använd taggar, e-postlistor och profilinformation för att gruppera kunder baserat på deras beteende eller preferenser.
• Skicka relevant innehåll vid rätt tidpunkt: Meddela lanseringar, erbjudanden eller påminnelser skräddarsydda för varje kundgrupp eller kundtyp och undvik bombardemang med generiska meddelanden.
• Undvik skräppost: Överanvänd inte e-postlistor. Varje meddelande ska vara värdefullt och tillgodose kundens behov eller intressen.

Korrekt segmentering ökar öppningsfrekvensen, förbättrar konverteringsfrekvensen och skapar en mer tillfredsställande användarupplevelse.

Fleranvändarhantering och användning på flera enheter

Med WhatsApp Business kan du aktivera skrivbordsversionen och länka ditt konto på flera enheter samtidigt. Detta gör det enklare för mer än en person att betjäna kunder samtidigt, vilket effektiviserar svaren och upprätthåller verksamheten även om den primära telefonen inte är tillgänglig.

• Webb- och skrivbordsversioner: Arbeta bekvämt från din dator, svara snabbare och använd andra affärsverktyg samtidigt.
• Multiagentsystem (med CRM): Om ditt företag har flera kundtjänstmedarbetare kan integrationen av WhatsApp Business med ett CRM-system göra det möjligt att distribuera chattar, tilldela uppgifter och övervaka teamets produktivitet.

Om ditt företag börjar växa och volymen av samtal ökar, tveka inte att utforska dessa alternativ för att undvika övermättnad eller förlorade möjligheter.

Integration med andra plattformar: Facebook, Instagram och CRM

Integration med andra digitala plattformar är en av de stora fördelarna med WhatsApp Business.

• Facebook Business Manager: Du kan länka ditt WhatsApp Business-konto till dina Facebook- och Instagram-konton, vilket gör att användare som klickar på annonser i dessa nätverk automatiskt omdirigeras till en chatt med dig.
• Informationssynkronisering: Att länka din WhatsApp-profilinformation till dina sociala mediesidor sparar tid och bibehåller varumärkeskonsekvens.
• CRM-integration: Med CRM-system (Customer Relationship Management) som Chatia.app eller Whaticket kan du centralisera all information och alla konversationer, automatisera repetitiva uppgifter (som att tilldela chattar eller skicka automatiserade meddelanden), mäta viktiga mätvärden och förbättra effektiviteten hos dina sälj- och supportteam.

Dessa integrationer tar ditt företag till nästa nivå genom att centralisera kommunikationen och få ut det mesta av varje kontakt med dina kunder.

Statistikens roll för att optimera WhatsApp Business

Att övervaka och analysera prestanda är avgörande för att förstå effekten av din digitala strategi. WhatsApp Business tillhandahåller grundläggande men användbara mätvärden, såsom antalet skickade, levererade, lästa och mottagna meddelanden.

• Utvärdera effektiviteten av dina meddelanden: Se vilka typer av meddelanden som genererar mest respons och anpassa ditt innehåll därefter.
• Identifiera tidpunkterna för störst interaktion: Ta reda på när dina kunder är mest aktiva och schemalägg din kommunikation för dessa tider.

Om du integrerar WhatsApp Business med ett CRM-system blir din statistik mycket mer avancerad, vilket gör att du kan analysera svarstider, konverteringsfrekvenser, kundlojalitet och mycket mer.

Ytterligare tips och bästa praxis för att lyckas med WhatsApp Business

• Använd alltid ett dedikerat nummer för ditt företag: Blanda inte ihop ditt privatliv och ditt yrkesliv. Detta undviker förvirring och missförstånd.
• Begär verifiering av din företagsprofil: På så sätt kan dina kunder vara säkra på att de kontaktar det officiella företaget.
• Gör regelbundna säkerhetskopior: Skydda dina viktiga samtal och data för att förhindra informationsförlust.
• Flytta viktiga chattar från WhatsApp Messenger till WhatsApp Business: På så sätt kan du fokusera på allt och dra nytta av ytterligare funktioner.
• Glöm inte den mänskliga sidan: Även om du automatiserar en del av din kommunikation, fortsätt att ge personlig, vänlig och tillgänglig service. Lyssna aktivt och sträva alltid efter kundnöjdhet.

Hur har företag och entreprenörer framgångsrikt använt WhatsApp Business?

Det är inte bara stora företag som har utnyttjat WhatsApp Business. Många småföretag och entreprenörer har sett ökad försäljning och lojalitet tack vare den intelligenta användningen av plattformen.

Till exempel restauranger som hanterar beställningar och hemleveranser via WhatsApp Business, klädbutiker och bagerier som delar uppdateringar och kampanjer via statusar och kataloger, eller entreprenörer som diversifierar sin kundservice och sina försäljningskanaler.

Framgångshistorier har en gemensam nämnare: snabb service, personliga meddelanden och noggrann organisering av samtal.

Vanliga misstag att undvika på WhatsApp Business

• Att bortse från företagsprofilen: Ofullständiga profiler, bilder av låg kvalitet eller förvirrande beskrivningar skapar misstro och undergräver professionalismen.
• Svara sent eller inte svara: Omedelbarhet är nyckeln. Om en kund inte får ett snabbt svar är det troligt att de letar efter alternativ.
• Att skicka överdrivna eller irrelevanta meddelanden: Att bombardera dina kunder kan uppfattas som spam och resultera i blockering eller borttagning från din e-postlista.
• Uppdatera inte katalogen: Att visa upp gamla, slutsålda produkter eller produkter utan tydlig information minskar försäljningsmöjligheterna.
• Använd inte etiketter eller kategorisera chattar: Röran leder till glömska, dubbelarbete och en negativ kundupplevelse.

Undvik dessa misstag så ligger du steget före många konkurrenter.

Hur börjar man använda WhatsApp Business om man inte redan har gjort det?

Att ladda ner och börja använda WhatsApp Business är väldigt enkelt:

1. Ladda ner appen från Google Play eller App Store.
2. Godkänn villkoren och registrera ditt företagstelefonnummer.
3. Fyll i all information i företagsprofilen.
4. Utforska avsnittet Företagsverktyg och anpassa alla inställningar efter dina behov.
5. Börja organisera dina chattar, skapa etiketter, kataloger och integrera dina sociala nätverk.

Om du har frågor eller behöver inspiration finns det många handledningar och visuella guider tillgängliga som förklarar varje steg. Nyckeln är att experimentera, analysera och justera din strategi allt eftersom du bättre förstår din målgrupp och de funktioner som bäst passar din verksamhet.

Att förvandla WhatsApp Business till motorn i din digitala transformation är möjligt om du utnyttjar alla dess verktyg fullt ut. Med en bra upplägg, en mänsklig touch och riktad, professionell kommunikation kan alla företag, oavsett hur små de är, konkurrera med större företag inom kundservice och direktförsäljningskapacitet. Maximera varje funktion, analysera resultaten och fortsätt förbättra dig.

WhatsApp Business utvecklas ständigt, så håll dig uppdaterad och håll dig uppdaterad om nya funktioner som kan ge ännu mer värde till ditt företag. Dela den här informationen så att fler känner till verktyget.